Procure to Pay : définition et avantages pour optimiser vos performances achats à Nantes

Akerwise, cabinet de conseil à Nantes, accompagne les directions informatiques et digitales des entreprises sur leurs projets organisationnels et applicatifs. Découvrez dans cet article, la définition du Procure to Pay, les étapes du processus, la différence entre Procure-to-Pay et Source-to-Pay, et les avantages de la solution.

Définition du Procure to Pay

Le Procure to Pay P2P décrit les étapes du processus achats de l’entreprise allant de la demande d’achats au paiement d’un bien ou d’un service réalisé par un fournisseur ou un sous-traitant. Le terme Procure to Pay est particulièrement utilisé dans le domaine du logiciel pour définir le processus lié à l’approvisionnement. Il couvre trois processus principaux du cycle de vie des achats : la demande d’achat, l’achat et le règlement du paiement.

Les solutions Procure-to-Pay consistent à présenter les offres des fournisseurs aux utilisateurs à travers des catalogues électroniques, puis à digitaliser, automatiser et optimiser les processus achats et financiers. Elles intègrent à la fois les activités de contrôle, de vérification, de validation et de gestion documentaire. Les entreprises qui les mettent en place disposent ainsi d’un meilleur contrôle sur leurs dépenses et font preuve de plus d’efficacité.

Les étapes du processus du Procure to Pay

Les opérations relatives au processus Procure to Pay lient l’ensemble des directions d’une entreprise telles que les Directions Achats, Administratives, Financières etc. Chaque entreprise met en place son propre processus Procure to Pay et peut y intégrer des étapes supplémentaires que celles décrites ci-dessous. Le système P2P s’adapte à chaque activité et à chaque entreprise. L’objectif est de rendre le processus d’achats le plus efficace possible.

Découvrez ci-dessous les étapes du processus P2P :

1/ L’analyse des dépenses :

- Détermination de la conformité

- Analyse des dépenses

- Collecte des données dépenses des comptes fournisseurs

2/ Achat stratégique :

- Identification des projets d’achats

- Identification des fournisseurs

- Opérations de sélection des fournisseurs

- Evaluation des réponses

- Sélection fournisseur

3/ Gestion de contrat :

- Négociation du contrat

- Exécution du contrat

- Gestion du contrat et des catalogues

4/ Processus de demande

- Recherche de catalogues et création de panier

- Création de demande

- Traitement de la demande et autorisation

5/ Approvisionnement des achats ponctuels

- Création BC / achat ponctuel

- Réception des marchandises

- Performances du fournisseur

6/ Paiement :

- Réception de la facture

- Rapprochement et traitement de la facture

- Règlement paiement et mise à jour du compte fournisseur

Ainsi, le responsable du cycle de vie des achats fait une demande au Département Achats afin de bénéficier de biens ou de services externes à l’entreprise. Réaliser une demande d’achats permet à la société de gagner de la visibilité sur les fonds qu’elle devra mobiliser.

Les opérationnels suivent la bonne exécution des missions et des travaux demandés par le responsable du cycle de vie des achats. L’objectif est de mesurer la rentabilité du projet et d’accélérer le traitement des factures.

Une évaluation quantitative et/ou qualitative des missions est réalisée pour simplifier la sélection des sous-traitants ou des fournisseurs qui seront contactés durant la prochaine consultation. Le traitement des factures permet de s’assurer de la conformité des factures reçues. Le but étant d’éviter la fraude de faux fournisseurs et de respecter les délais de paiement. La mise en paiement est le versement de l’entreprise principale au sous-traitant de la somme liée aux biens ou aux services fournis.

Différence entre les termes Procure to Pay et Source to Pay

Le Source to Pay englobe les étapes définies lors du processus Procure to Pay ou Purchase to Pay (suivi de missions ou de chantier, facture, paiement...). Le processus Source to Pay intègre en amont les opérations Source to Contract : sourcing, qualification du panel, consultation et gestion des contrats.

Les opérations du Procure to Pay sont donc situées en aval du processus Source to Pay. La compliance est au cœur de ces différentes opérations :

- mise à jour des documents obligatoires du sous-traitant,

- validations administratives,

- gestion des contrats,

- factures et paiements.

Le processus Procure to Pay commence ainsi par la demande de biens et de services et se termine lorsque l'équipe chargée de la comptabilité fournisseurs paie le fournisseur. Le processus Source-to-Pay va un peu au-delà. Le sourcing stratégique est intégré au processus, ce qui permet à l’entreprise de s'assurer que les meilleurs fournisseurs sont sélectionnés et de négocier des contrats. La société optimise ainsi les contrôles internes, améliore l'efficacité de la chaîne d'approvisionnement et simplifie sa gestion des relations fournisseurs.

Les avantages de la solution Procure to Pay

L’adoption d’une solution Purchase to Pay ou Procure to Pay a pour objectif principal d’optimiser le processus achats en le digitalisant. Le choix d’une solution e-procurement pour l’entreprise dépendra ainsi des priorités qu’elle se fixe. Découvrez les avantages de la solution P2P :

- L’amélioration du contrôle des dépenses : la solution P2P comprend de nombreuses fonctionnalités de contrôle, de validation et de gestion. Cela permet aux collaborateurs de gagner en visibilité sur la trésorerie de l’entreprise. Les données concernant la sous-traitance sont collectées, stockées et accessibles. Le but étant de veiller à la bonne rentabilité du projet. Les données sont collectées à chaque étape du processus. Elles peuvent faire l’objet de dashboards afin d’adopter la stratégie achats la plus performante pour l’entreprise.

- La communication plus simple entre les différents interlocuteurs : Les collaborateurs de l’entreprise responsables du cycle des achats et les fournisseurs sont connectés afin de faciliter leurs opérations telles que la validation progressive des missions, l’envoi et la réception des factures, la mise en paiement etc. Cette connexion est réalisée avec la solution Procure to Pay en mode Saas.

Le logiciel Saas (Software as a Service) est une solution qui permet de stocker les différentes données de l'entreprise sur le cloud. Le SaaS est hébergé directement sur le serveur cloud du fournisseur qui prend en charge la mise à jour et la maintenance. Les collaborateurs de l'entreprise ont accès aux logiciels directement depuis le web et sur n'importe quel support (tablette, ordinateur et smartphone). Le SaaS intervient dans tous les domaines de la vie d'entreprise : la gestion de la relation de client (CRM), la gestion des sous-traitants, la gestion de projet, les ressources humaines, le marketing et la connexion avec les collaborateurs de l'entreprise. Les opérations du donneur d’ordre et du sous-traitant sont centralisées sur une seule plateforme afin de maîtriser les flux financiers et administratifs.

- La sécurisation des opérations : La relation entre l’entreprise et son sous-traitant est sécurisée tout au long de la relation contractuelle. En effet, l’intégration d’un monitoring dans certaines des solutions P2P permet d’alerter directement l’entreprise en cas de non-conformité de la ressource externe (sous-traitants, prestataires et freelances). Moins d’erreurs, délais de paiement plus courts, meilleure communication… le Procure to Pay permet d’entretenir des relations privilégiées et de confiance avec les fournisseurs.

- L’accélération des opérations et la réduction des coûts : Les collaborateurs de l’entreprise optimisent leurs performances en automatisant leurs tâches chronophages telles que :

• La vérification de la correspondance du numéro d’IBAN avec celui du sous-traitant
• La réconciliation des montants des factures grâce à la validation des missions durant le suivi
• Les paiements redistribués

Les équipes sont libérées de certaines tâches grâce à l’optimisation du workflow et peuvent être plus productives en travaillant sur des missions à plus forte valeur ajoutée pour l’entreprise.

La diminution du risque d’erreurs et la réduction des coûts : Le traitement manuel des achats engendre également un risque d’erreurs plus important. L’automatisation des processus diminue les risques d’erreurs humaines. Le coût par facture est moins élevé grâce à la réduction des modifications liées aux erreurs. L’accélération des opérations peut occasionner des bénéfices supplémentaires grâce à l’escompte pour paiement anticipé pratiqué par certains fournisseurs.

L’établissement d’un business case pour l’automatisation du P2P

Pour que la mise en œuvre d’une solution Procure to Pay soit une réussite, toutes les parties prenantes concernées doivent la soutenir. Pour monter un dossier d’automatisation du P2P, le responsable du cycle des achats doit présenter un business case qui démontre les atouts du projet et ses retombées envisageables. Le business case doit contenir les éléments suivants :

1/ Le scénario actuel : C’est la première étape qui consiste à examiner les coûts actuellement impliqués dans le processus P2P :

- Les coûts des achats : l’intégration de nouveaux fournisseurs, la création et l'approbation des demandes d'achat, l'émission des bons de commande et le suivi de l'ensemble des dépenses demandent beaucoup de temps et d’argent dans le cadre d’un processus d’achat manuel. Plus le temps consacré à chaque tâche du cycle de vie des achats est long, plus le processus global est coûteux pour l'entreprise.

- Les coûts de la comptabilité fournisseurs : un processus manuel de réception et d'approbation des factures peut se traduire par de longs cycles de traitement et des coûts de gestion importants. Les processus manuels de comptabilité fournisseurs peuvent également avoir un impact sur la capacité de l'entreprise à payer à temps ses fournisseurs.

2/ Le scénario futur : Une fois avoir déterminé les coûts et problèmes actuels, il faut mettre en évidence les avantages et les économies potentiels qu'une solution P2P automatisée pourrait apporter telles que la rationalisation des processus, la réduction des coûts, le renforcement de la transparence, la réduction des risques et l’amélioration des relations avec les fournisseurs.

- La présentation d’un plan de déploiement : Le responsable du cycle de vie des achats doit créer et présenter un plan de déploiement qui met en évidence la façon dont la transformation P2P fonctionnera dans la pratique. Il doit inclure la feuille de route, les objectifs et les coûts.

Les bonnes pratiques et la mise en œuvre d’une solution Procure to Pay

- Pour une solution P2P efficace et rationnelle, il faut déployer une solution automatisée pour maximiser la productivité, la précision et les économies de coûts. Le processus doit être standardisé du début à la fin. Il est important de recueillir et analyser les données clés pour établir des objectifs. Il faut s’assurer que le processus est transparent et traçable. L’engagement et la satisfaction des fournisseurs doivent être optimisés. Les stocks doivent aussi être optimisés. Le processus de gestion des contrats doit être rationalisé.

- L’efficacité de la mise en œuvre est essentielle pour garantir le succès de votre solution Procure-to-Pay. Certains facteurs importants sont à prendre en compte lors de la mise en œuvre. Il faut obtenir le soutien de la direction. Ce facteur est essentiel.

- Pour une automatisation réussie du P2P, il faut choisir une solution. Il existe toute une gamme de solutions différentes. Il est donc important de sélectionner celle qui répond le mieux aux besoins de l’entreprise et qui peut s'intégrer de façon transparente à l’ERP et aux autres systèmes financiers.

- Il faut aussi choisir le bon partenaire, avec le degré d'implication et de soutien continu dont l’entreprise a besoin, ainsi qu'aux domaines d'expertise du partenaire choisi.

- Il est aussi important d’établir des objectifs clairs pour le projet ainsi que des KPI qui permettront de mesurer sa réussite. Il faut rassembler et mobiliser une équipe qui travaillera à la mise en œuvre de la solution Procure to Pay. Cette équipe doit réfléchir à la nature du projet à l'échelle de toute l'entreprise.

- Il faut élaborer un plan de déploiement avant de débuter la mise en œuvre. Il sera le seul garant de la réussite du projet.

- Il faut prendre en compte les fournisseurs qui utiliseront aussi la solution Procure to Pay. Le responsable du cycle de vie des achats doit réfléchir à la façon dont il va informer les fournisseurs de la nouvelle solution et des avantages de son adoption.

- Il est important de nettoyer les données fournisseurs et d’assurer que seules des données fournisseurs précises et de qualité sont saisies dans le nouveau système.

- Dans une solution Procure to Pay, il faut éviter la personnalisation.

- Un plan de gestion du changement doit être mené en interne. Il est primordial que ce plan soit efficace et réactif. Il doit tenir compte de la culture, de l'éthique et des collaborateurs.

Le processus Procure-to-Pay est relativement facile à automatiser. Il permet aux Directions des Achats de se focaliser sur le sourcing, la réduction des coûts et des dépenses, améliorer l’efficacité… L’optimisation du processus achats existant représente souvent la première étape de la transformation digitale au sein des Directions des achats. La solution P2P est un réel levier de performance lorsqu’il est digitalisé et automatisé. C’est aussi un moyen de contribuer à améliorer les performances et la compétitivité de l’entreprise. L’automatisation des processus P2P offre une meilleure traçabilité des dépenses de l’entreprise. Grâce au suivi des flux physiques et informationnels, et donc à l’analyse des performances en temps réel, les prises de décision deviennent plus stratégiques.

Akerwise accompagne les Directions Informatiques et Digitales dans la gestion de leur business model, de leurs assets et de leurs ressources. Notre mission est de maximiser vos performances opérationnelles et financières. Faites confiance à Akerwise pour vous aider à optimiser les performances de votre entreprise. Que vous soyez situés à Nantes ou dans le Grand Ouest, nos experts sont vos partenaires Conseil, Informatique et Digital privilégiés.