Cas client : comment Akerwise a accompagné un établissement scolaire à Nantes dans l’audit de son système d’information

Un établissement scolaire privé situé à Nantes rencontrait des difficultés croissantes liées à son système d’information. Ces fragilités impactaient les usages pédagogiques, les fonctions administratives et les conditions de travail des équipes. Dans ce contexte, la direction de cet établissement scolaire nantais a confié à Akerwise une mission d’assistance à maîtrise d’ouvrage portant sur l’audit, la cartographie et le diagnostic du système d’information. L’objectif était de disposer d’une vision claire, partagée et objectivée pour éclairer les décisions à venir.

Contexte initial du système d’information

Le système d’information de cet établissement scolaire de Nantes présentait plusieurs fragilités structurelles identifiées dès les premières analyses. Des dysfonctionnements opérationnels récurrents perturbaient le fonctionnement quotidien, notamment des problèmes de connexions réseau, des postes de travail insuffisamment maintenus et des salles informatiques partiellement obsolètes.

L’organisation du système d’information reposait sur une équipe informatique très réduite, composée d’un responsable unique, ponctuellement épaulé par des ressources temporaires. Cette organisation limitait la capacité à assurer simultanément l’exploitation quotidienne, la maintenance préventive et le pilotage des évolutions du système d’information.

Des lacunes en compétences techniques ont également été observées, notamment sur la gestion des licences, l’administration des comptes utilisateurs et certaines configurations systèmes et réseaux. Ces limites étaient accentuées par des règles de sécurité nombreuses et complexes, peu proportionnées aux usages réels de l’établissement scolaire nantais.

Problématiques identifiées

L’audit du système d’information a mis en évidence plusieurs problématiques structurantes :

• absence de vision globale et partagée du système d’information ;

• inadéquation entre les ressources humaines disponibles et les besoins réels ;

• accumulation de choix techniques sans cohérence d’ensemble ;

• dispositifs de sécurité complexes, difficiles à comprendre pour les utilisateurs ;

• manque d’outils structurés d’aide à la décision pour prioriser les actions.

Ces constats ont confirmé la nécessité d’une approche globale, couvrant à la fois les dimensions techniques, organisationnelles et décisionnelles du système d’information.

Objectifs de la mission d’assistance à maîtrise d’ouvrage

La mission d’assistance à maîtrise d’ouvrage poursuivait plusieurs objectifs clairement définis avec la direction de l’établissement scolaire :

• réaliser un état des lieux exhaustif et factuel du système d’information ;

• identifier les causes racines des dysfonctionnements et leurs impacts sur les usages ;

• analyser l’adéquation entre les usages, les compétences et les ressources humaines ;

• évaluer la cohérence et la proportionnalité des mesures de sécurité existantes ;

• fournir des éléments d’aide à la décision clairs, argumentés et priorisés.
  
  

Démarche méthodologique mise en œuvre

La démarche méthodologique s’est déroulée en plusieurs étapes successives.
Une phase de cadrage a permis de préciser le périmètre de la mission, les parties prenantes et le planning. Elle a été complétée par une analyse du patrimoine documentaire existant.

L’audit du système d’information a ensuite porté sur l’ensemble de ses composantes :

• infrastructures techniques et réseaux ;

• applications et équipements terminaux ;

• organisation, gouvernance et processus opérationnels ;

• sécurité et continuité de service ;

• coûts et trajectoires budgétaires.

Des entretiens et ateliers ont été menés avec la direction et les acteurs clés afin de recueillir les besoins explicites et implicites. La mission s’est conclue par une restitution structurée du diagnostic auprès des instances de gouvernance de l’établissement scolaire situé à Nantes.

Rôle de l’assistance à maîtrise d’ouvrage

L’assistance à maîtrise d’ouvrage a joué un rôle de tiers de confiance entre les enjeux techniques et les enjeux décisionnels. Elle a permis d’objectiver les constats, de structurer les analyses et de rendre compréhensibles des sujets techniques complexes pour la gouvernance.

Le diagnostic du système d’information ne se limitait pas à une photographie de l’existant. Il constituait un outil d’aide à la décision, mettant en évidence les forces, les faiblesses et les leviers d’amélioration, en tenant compte des contraintes budgétaires et organisationnelles propres à un établissement scolaire nantais.

Apports et valeur du diagnostic

Le livrable final a apporté à la direction une vision claire, partagée et priorisée du système d’information. Il a permis de disposer d’une base solide pour engager, si nécessaire, une réflexion structurée sur les évolutions à conduire.

Au-delà des aspects techniques, la mission a contribué à repositionner le système d’information comme un support au service des usages pédagogiques et administratifs, en cohérence avec les enjeux d’un établissement scolaire implanté à Nantes.